Toelichting vouchercodes versturen

Versturen vouchercode met instructie

Wilt u automatisch vouchercodes versturen, dan adviseren wij om degene naar wie ze verstuurd worden eerst daarover te informeren. 

Per rapport kunt u:

  1. Vouchercode(s) versturen met instructie
  2. Een herinneringsbericht versturen naar degene die de vouchercode nog niet geactiveerd heeft of nog niet geslaagd is

1. vouchercode(s) versturen met instructie

Bij het automatisch versturen van vouchercodes heeft u nodig:

  • Een rapport met niet verstuurde en niet geactiveerde vouchercodes
  • Een lijst met e-mailadressen en eventueel een interne referentie

LET OP: heeft u van een rapport al handmatig vouchercodes uitgegeven: zorg dan dat deze vouchercodes niet nog een keer verstuurd worden.

Het versturen van de vouchercodes

  • U opent een rapport en klikt op de link: Versturen instructie met vouchercode of herinneringsbericht
  • U kiest daarna voor de link: Automatisch versturen bericht met instructie en vouchercode 
    Het aantal beschikbare vouchercodes staat onder de link.
  • Daarna volgt u de instructie:
    stap 1a
    Download het startbestand
    Het bestand opent in Excel. In dit bestand staan de vouchercodes en titel van de cursus(sen). Voeg de e-mailadressen en interne referentie toe bij de vouchercodes. Sla het bestand op
    stap 1b
    Voeg het Excel bestand toe, via bestand kiezen en klik op Volgende
    stap 2
    U kunt het e-mailadres en de naam van de afzender nu aanpassen. Ook kunt u extra informatie toevoegen. Wilt u een BCC van de e-mails, dan kiest u ja bij Afzender in bcc*. In de preview ziet u een voorbeeld van de tekst zoals die verstuurd wordt.
    Tot slot klikt u op Verstuur vouchercodes.

LET OP: bij het versturen van de vouchercodes houdt u het beste rekening met het volgende:

  • Verstuur niet meer dan 500 vouchercodes in 1 keer.
  • De rapporten worden elke nacht bijgewerkt, de gegevens in het rapport zijn dus van de dag ervoor.
  • Is een cursus al naar een e-mailadres verstuurd, dan verschijnt er een foutmelding: verwijder het e-mailadres uit het Excelbestand en voeg het opnieuw toe.
  • Het systeem checkt of e-mailadressen volledig zijn. Mist bijvoorbeeld .nl, dan verschijnt er een foutmelding: pas het e-mailadres in het Excelbestand en voeg het opnieuw toe.
  • Zorg dat degene die de e-mail moet ontvangen ook in de SPAM-map checkt. Om te testen of de e-mails aankomen, kunnen er een paar verstuurd worden.

Optie bij verstuurde vouchercodes

Als de vouchercodes verstuurd zijn, verschijnen de e-mailadressen in het rapport (ververs daarvoor de webpagina). U kunt dan:

  • De vouchercode opnieuw versturen
    Indien van toepassing moeten het e-mailadres en de naam van de afzender opnieuw ingevoerd worden. Ook moet de extra informatie toegevoegd worden.
  • De vouchercode naar een ander e-mailadres versturen
    Indien van toepassing moeten het e-mailadres en de naam van de afzender opnieuw ingevoerd worden. Ook moet de extra informatie toegevoegd worden.
  • Een e-mailadres verwijderen
    De vouchercode is dan weer beschikbaar.

2. Versturen herinneringsbericht

U kunt herinneringsberichten versturen:

Naar alle personen die de vouchercode nog niet geacitveerd hebben, dus nog niet gestart zijn met de cursus:

  • U opent een rapport en klikt op de link: Versturen instructie met vouchercode of herinneringsbericht
  • U kiest daarna voor de link: Automatisch versturen herinneringsbericht naar degene die nog niet gestart zijn
    Het aantal beschikbare vouchercodes staat onder de link.
  • Indien nodig kunnen het e-mailadres en de naam van de afzender aangepast worden. Ook kan extra informatie toegevoegd worden. Wilt u een BCC van de e-mails, dan kiest u ja bij Afzender in bcc*.

Naar alle personen die wel gestart zijn, maar de cursus nog niet hebben afgerond en nog niet geslaagd zijn:

  • U opent een rapport en klikt op de link: Versturen instructie met vouchercode of herinneringsbericht
  • U kiest daarna voor de link: Automatisch versturen herinneringsbericht naar degene die nog niet geslaagd zijn
    Het aantal beschikbare vouchercodes staat onder de link.
  • Indien nodig kunnen het e-mailadres en de naam van de afzender aangepast worden. Ook kan extra informatie toegevoegd wordenWilt u een BCC van de e-mails, dan kiest u ja bij Afzender in bcc*.